Cứ đến tháng mười một là bộ phận hành chính lại được giao thêm việc lo tiệc tất niên, và phần bánh kem tiệc tất niên công ty thường là khoản dễ bị tính sai nhất. Chúng tôi làm bánh cho khá nhiều công ty nên thấy rõ chuyện này: ngân sách thường đã tính xong từ đầu, nhưng đến lúc chốt thì tiền lại lệch đi đâu đó. Bài này tổng hợp những gì chúng tôi từng thấy, hy vọng giúp bạn lên kế hoạch bớt rối hơn.
Vì sao tiệc tất niên công ty hay bị đội chi phí?
Người lên ngân sách thường chỉ nhớ những khoản lớn nhất, như địa điểm và món chính. Các khoản nhỏ hơn thì dễ bị bỏ quên. Bánh tráng miệng, khăn giấy, ly tách, phí giữ xe, phí giao nhận, tất cả đều là những thứ nhỏ lẻ nhưng cộng lại không hề nhỏ.
Chúng tôi từng làm việc với một công ty chi khá mạnh cho địa điểm. Đến ngày tiệc, số tiền còn lại chỉ đủ mua một chiếc bánh nhỏ cho gần sáu mươi người, nên mỗi người chỉ kịp nếm vài miếng. Nguyên nhân không phải do họ tiết kiệm sai, mà do họ tính từng khoản riêng lẻ và không nhìn cả buổi tiệc như một tổng thể.
Cách làm an toàn hơn là liệt kê toàn bộ khoản chi lên một bảng, sau đó tự hỏi: khoản nào thật sự tạo cảm giác vui cho người tham dự? Thường thì chuyển bớt một phần từ địa điểm sang đồ ăn và bánh là không khí buổi tiệc đã khác hẳn.
Lập ngân sách theo số người thật sự tham dự
Bước đầu tiên là ước lượng số người sẽ đến thật, không phải số người có tên trong danh sách mời. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, con số này thường thấp hơn danh sách khoảng mười đến hai mươi phần trăm, tùy thời gian tổ chức và địa điểm. Nếu có một trăm người trong danh sách, bạn nên chuẩn bị cho khoảng tám mươi đến chín mươi người.
Sau khi có con số đó, bạn chia ngân sách theo tỷ lệ tương đối. Một cách phổ biến là khoảng bốn mươi phần trăm cho địa điểm, ba mươi phần trăm cho ăn uống, mười lăm phần trăm cho quà và trò chơi, phần còn lại cho trang trí và bánh kem. Đây chỉ là gợi ý để bạn tham khảo, và nên điều chỉnh theo văn hóa riêng của công ty.
Đừng quên để dự phòng khoảng năm đến mười phần trăm cho các phát sinh. Năm nào cũng có một món cần thêm vào phút chót, ví dụ một thùng nước hay một đĩa bánh nữa vì số người đến đông hơn dự kiến.
Chọn loại bánh kem tiệc tất niên công ty theo quy mô
Bánh nguyên tầng trông rất nổi bật khi được đưa ra giữa tiệc. Nhưng khi phải chia cho đông người, việc cắt bánh mất khá nhiều thời gian và dễ làm lệch hình. Bánh cắt sẵn thì chia nhanh, gọn và ít rơi vãi, đổi lại thẩm mỹ kém nổi bật hơn một chút. Vì vậy, nhiều khi cách kết hợp cả hai loại là lựa chọn hợp lý nhất.
Dưới đây là gợi ý dựa trên kinh nghiệm thực tế của đội ngũ, bạn có thể tham khảo khi cân nhắc:
- Khoảng 20 người: một bánh nguyên tầng cỡ vừa là đủ, vừa chụp ảnh đẹp vừa chia đều.
- Khoảng 50 người: một bánh lớn làm điểm nhấn, kết hợp thêm vài bánh cắt sẵn để việc chia diễn ra nhanh.
- Khoảng 100 người: nên dùng nhiều bánh cắt sẵn, có thể thêm bánh cá nhân, và chia thành hai hoặc ba điểm bày bánh để tránh tắc nghẽn.
Một điều thường bị bỏ qua là khẩu vị trong một tập thể khá đa dạng. Có người thích vị chua, có người chỉ ăn ngọt nhẹ. Nếu điều kiện cho phép, hãy chọn từ hai đến ba hương vị khác nhau để hạn chế tình trạng ai đó không ăn được và phải bỏ bánh.
Đặt bánh sớm và kiểm tra kỹ trước khi chốt
Mùa cuối năm là thời điểm nhiều đơn bánh đổ về cùng lúc, nên thời gian chờ có thể kéo dài hơn bình thường. Chúng tôi thường khuyên đặt trước khoảng hai đến ba tuần. Nếu muốn thiết kế riêng hoặc in logo, hãy chốt mẫu sớm hơn để còn thời gian chỉnh sửa.
Khi đặt, hãy cung cấp đủ thông tin: số lượng chính xác, giờ cần nhận, địa điểm giao và tên người nhận. Thiếu một trong các thông tin này là nguyên nhân phổ biến nhất khiến bánh đến trễ hoặc giao nhầm nơi. Chúng tôi đã gặp không ít trường hợp chỉ vì quên ghi tầng hay số phòng mà cả buổi tiệc bị chậm.
Đừng quên xác nhận lại mẫu thiết kế và nội dung chữ viết trên bánh. Có lần chúng tôi gặp trường hợp viết thiếu một dấu trong tên công ty. Kiểm tra thêm một lần trước khi chốt sẽ tiết kiệm rất nhiều công sửa sau này.
Trang trí bánh theo chủ đề năm mới
Màu đỏ và vàng là lựa chọn quen thuộc vì gắn với không khí năm mới. Tuy vậy, nếu công ty đã có màu thương hiệu riêng, bạn nên đưa màu đó vào thiết kế. Người tham dự sẽ nhớ thương hiệu nhanh hơn so với một chiếc bánh đỏ vàng chung chung.
Muốn bánh đẹp mà không đội giá, bạn có thể giữ phần nền đơn giản rồi thêm vài chi tiết như hoa, hình con giáp của năm hoặc logo nhỏ. Những chi tiết này tốn ít công hơn nhiều so với việc làm hoa đường phức tạp phủ kín bề mặt bánh.
Bánh cá nhân là ý tưởng khá hay để tạo điểm nhấn. Mỗi nhân viên nhận một chiếc bánh nhỏ có tên hoặc lời chúc riêng. Chi phí không quá cao vì bánh nhỏ, nhưng cảm giác được quan tâm thì khá rõ ràng. Có công ty còn coi đây là kỷ niệm để mọi người mang về.
Bảo quản và phục vụ bánh đúng lúc
Thời điểm đưa bánh ra bàn ảnh hưởng nhiều đến chất lượng. Bánh kem không nên để ngoài quá lâu trong điều kiện nóng, vì lớp kem dễ chảy. Ngược lại, để trong tủ lạnh quá lâu thì mặt bánh dễ khô và sần. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, nên đưa bánh ra khoảng ba mươi đến bốn mươi phút trước giờ cắt là vừa.
Về lượng, bánh nên đóng vai trò món tráng miệng chứ không thay thế bữa chính. Nếu món mặn đã đủ, chỉ cần bánh vừa phải. Nếu tiệc có ít món chính, nên tăng lượng bánh để người tham dự không cảm thấy thiếu.
Trong lúc chờ đến giờ cắt, hãy để bánh ở chỗ thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp và xa bếp hoặc nguồn nhiệt. Có thể đặt xung quanh đế bánh một túi đá khô hoặc khăn lạnh để giữ bánh ổn định lâu hơn.
Những sai lầm chúng tôi hay gặp
Lỗi phổ biến nhất là đặt bánh quá sát giờ. Khi đó, chỉ cần có sự cố giao hàng là công ty gần như không còn phương án nào khác. Đặt sớm và chừa thời gian dự phòng là cách đơn giản nhất để tránh rủi ro này.
Lỗi thứ hai là quên dụng cụ. Dao, đĩa, khăn giấy và muỗng nĩa thường chỉ được nhớ đến khi bánh đã bày ra bàn. Nên kiểm tra số lượng trước một ngày và phân công sẵn một người phụ trách.
Lỗi cuối là bỏ qua dị ứng và chế độ ăn kiêng. Trong một tập thể có thể có người không ăn được sữa, trứng hoặc đường. Chỉ cần hỏi trước một câu trong nhóm chung là đủ để tránh tình huống khó xử lúc cắt bánh.
Tiết kiệm chi phí nhưng vẫn giữ được không khí
Chọn đúng kích cỡ là cách tiết kiệm hiệu quả nhất. Nhiều công ty đặt bánh lớn hơn nhu cầu rồi để thừa khá nhiều. Thay vì vậy, bạn có thể chọn một bánh vừa và bổ sung thêm một món tráng miệng đơn giản như chè hoặc trái cây theo mùa, vừa tiết kiệm vừa nhẹ bụng hơn cho người ăn.
Nếu công ty có nhiều bộ phận, hãy thử gom đơn chung. Đặt một lần thường được giá tốt hơn so với đặt lẻ từng nơi, đồng thời tránh tình trạng hai bộ phận cùng đặt những chiếc bánh giống nhau.
Cuối cùng, đừng xem nhẹ việc chụp ảnh. Một chiếc bánh đẹp đứng giữa tiệc sẽ được chụp đi chụp lại, và những tấm ảnh đó giúp kỷ niệm năm ấy lâu hơn nhiều. Đó cũng là một phần giá trị của khoản chi này.
Quy trình chuẩn bị tiệc tất niên từng bước
Chúng tôi thường chia công việc thành ba mốc thời gian. Khoảng hai tuần trước, chốt số người, ngân sách, địa điểm và đặt bánh. Khoảng một tuần trước, xác nhận mẫu bánh, nội dung chữ viết và lịch giao. Ngày diễn ra tiệc, kiểm tra lại dụng cụ, người nhận bánh và thời điểm đưa bánh ra bàn.
Nên phân công rõ ràng: một người đặt bánh, một người nhận và kiểm tra khi giao, một người phụ trách phục vụ trong tiệc. Khi không ai được gọi tên cụ thể, việc rất dễ bị bỏ sót, và thường đến phút cuối mới có người nhớ ra.
Sau tiệc, đừng bỏ qua bước rút kinh nghiệm. Ghi lại số người thực tế đến, lượng bánh còn thừa và các khoản phát sinh. Những con số này sẽ là nền tảng để năm sau bạn lập ngân sách chính xác hơn rất nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Nên đặt bánh kem tiệc tất niên công ty trước bao lâu?
Thường nên đặt trước khoảng hai đến ba tuần, nhất là vào mùa cao điểm cuối năm. Nếu cần thiết kế riêng, bạn nên chốt mẫu sớm hơn để có thời gian điều chỉnh.
Một chiếc bánh kem cho bao nhiêu người là vừa?
Tùy kích cỡ và cách chia. Một bánh nguyên tầng cỡ vừa thường đủ cho khoảng hai mươi người nếu có thêm món khác. Với số người đông hơn, nên kết hợp nhiều bánh cắt sẵn để việc chia nhanh hơn.
Có nên đặt bánh riêng cho từng phòng ban không?
Nếu công ty có nhiều phòng ban và ngân sách cho phép, đặt riêng có thể tạo cảm giác gần gũi hơn. Tuy vậy, gom đơn chung thường tiết kiệm hơn và dễ quản lý hơn.
Làm sao để bánh vẫn đẹp khi giao đến giờ tiệc?
Giữ bánh trong hộp kín, để nơi thoáng mát và tránh ánh nắng. Nên đưa bánh ra bàn khoảng ba mươi đến bốn mươi phút trước khi cắt để bánh đạt nhiệt độ phù hợp.
Chi phí bánh thường chiếm bao nhiêu phần ngân sách?
Thông thường bánh chiếm khoảng mười đến mười lăm phần trăm tổng ngân sách, tùy mức độ trang trí và số lượng. Đây chỉ là tỷ lệ tham khảo, bạn có thể điều chỉnh theo quy mô buổi tiệc.
Nếu bạn đang tìm mẫu bánh và cách đặt cho sự kiện, có thể tham khảo thêm tại trang chủ Tiệm Bánh Ma Đi. Với những buổi tiệc cần thiết kế riêng, bạn có thể xem bánh kem sự kiện dành cho tiệc công ty. Nếu muốn tìm hiểu cách làm bánh cho các dịp đặc biệt khác, bạn cũng có thể xem thêm tại đây. Bên mình luôn sẵn lòng tư vấn để bạn chọn được phương án vừa đẹp vừa hợp ngân sách.
Ngoài ra, nếu bạn quan tâm đến cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện nội bộ một cách bài bản, có thể tham khảo cách lập danh sách đơn vị trước khi chọn dịch vụ để so sánh các lựa chọn một cách có hệ thống trước khi quyết định.
